Huishoudelijk reglement versie 1.6
1. Regeling Lidmaatschap
1.1. Randvoorwaarden voor lidmaatschap
Alleen rechtspersonen of werkmaatschappijen die meer dan 2/3 van hun omzet genereren met onderzoeks- en/of advieswerk kunnen lid zijn van de vereniging. De leden dienen aantoonbaar onafhankelijk te zijn. Bureaus die direct of indirect geheel of gedeeltelijk in handen zijn van fabrikanten en/of leveranciers van aan brandveiligheid gerelateerde producten kunnen geen lid zijn van de vereniging. Leden dienen de statuten en het huishoudelijk reglement te onderschrijven en na te leven. Leden worden geacht bij het geven van adviezen de richtlijnen van de VVBA te volgen. Naast de vertegenwoordiger van de rechtspersoon kunnen meerdere werknemers van de rechtspersoon als contactpersoon worden geregistreerd. De onafhankelijkheid van advieswerk-zaamheden, uitgevoerd door de rechtspersoon dient binnen die organisatie te zijn gewaarborgd.
Leden hebben een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem volgens ISO 9001 of een aantoonbaar gelijkwaardig kwaliteitssysteem zulks ter goedkeuring van bestuur en ALV. Leden zijn aantoonbaar actief op het vakgebied van Brandveiligheid. In geval van een overname, fusie of andere grote wijziging bij een lid dienen de randvoorwaarden voor het lidmaatschap opnieuw getoetst te worden. In voorkomende gevallen dient de continuïteit van het lidmaatschap van het betreffende lid voorgelegd te worden aan de ALV.
Het dient bij aanmelding en duidelijk te zijn of het aspirant-lid de rechtspersoon als geheel vertegenwoordigd of dat het aspirant-lid een vertegenwoordiging is van een duidelijk afgebakend (onder)deel van een rechtspersoon (bijvoorbeeld een werkmaatschappij) die zich heeft toegelegd op brandveiligheidsadvies. Dit afgebakende (on-der)deel van de rechtspersoon dient in dat laatste geval ook ‘in de markt’ als (merk)naam bekend te zijn en te onderscheiden zijn van de naam van de rechtspersoon waarvan zij onderdeel uitmaken.
In dit regelement wordt een rechtspersoon of werkmaatschappij die lid is of wenst te worden van de VVBA verder aangeduid met de term ‘organisatie’.
1.2. Benodigde bescheiden
Bij de aanmelding van een organisatie als (aspirant-)lid dienen de volgende gegevens te worden aangeleverd:
- naam en adresgegevens van de organisatie;
- naam en adresgegevens van de vertegenwoordiger van de organisatie in de VVBA;
- een verklaring van het bestuur van de organisatie dat de vertegenwoordiger gemachtigd is de organisatie binnen de VVBA te vertegenwoordigen;
- een verklaring van het bestuur van de organisatie dat de statuten worden onderschreven;
- een kopie van de inschrijving van de organisatie bij de Kamer van Koophandel;
- een lijst met recent uitgevoerde relevante projecten volgens hoofdstuk 1.3 van dit Reglement.
Bij aanmelding van een contactpersoon zijn alleen de eerste twee punten van belang, de overige zijn reeds geregeld bij de aanmelding van de organisatie en contactpersoon.
1.3. Aspirant lidmaatschap
- Een organisatie die zich aanmeldt voor een lidmaatschap en wordt gedurende de procedure van toelating aspirant-lid.
- Na aanmelding volgt de procedure voor toetsing van de vakbekwaamheid volgens het verderop in dit regelement openomen tijdschema.
- Gedurende de periode van aspirant-lidmaatschap toetst de toelatingscommissie conform de toelatingsprocedure.
- Op grond van dit reglement dient het aspirant-lid bij aanmelding een lijst in te leveren van ten minste 5 of recent (niet ouder dan 3 jaar) uitgevoerde relevante projecten. Uit de lijst moet blijken welke gebruiksfuncties onderdeel uitmaken van de betreffende projecten en wat de omvang en complexiteit van het project is. In te leveren projecten dienen zowel projecten te bevatten met gebouwen met een slaapfunctie als ook projecten met gebouwen zonder slaapfunctie.
- Van deze projecten worden er één tot drie geselecteerd. Van deze geselecteerde projecten dient het aspirant-lid een dossier samen te stellen met daarin de uitgebrachte rapportages, relevante berekeningen en relevante tekeningen en overige informatie van het project.
- De toelatingscommissie toetst één of meerdere aangeleverde dossiers aan de actuele richtlijnen van de VVBA en aan goed vakmanschap.
- De toelatingscommissie stelt een gemotiveerd schriftelijk advies op voor de algemene ledenvergadering. Dit advies wordt aan het aspirant-lid en het bestuur voorgelegd alvorens dit aan de algemene ledenverga-dering wordt voorgelegd. Het aspirant-lid heeft de mogelijkheid zijn kandidatuur op dat moment in te trekken.
- De conclusie van het advies kan zijn:
- Toelating tot de vereniging.
- Afwijzing van het lidmaatschap.
- Verlenging van het aspirant lidmaatschap. In dat geval zal opnieuw een toets plaatsvinden. Daartoe dient het lid opnieuw een dan actuele lijst met projecten in te dienen bij de toetsingscommissie.
- De maximale periode van aspirant-lidmaatschap bedraagt 2 jaar.
Tijdschema toetsing vakbekwaamheid
Deelactiviteiten t.b.v. toetsing vakbekwaamheid & doorlooptijd
Aanlevering lijst met ‘actuele projecten ter toetsing’ –> 1 week
Keuze projecten door toetsingscommissie –> 1 maand
Aanlevering gegevens door aspirant-lid –> 4 maanden
Toetsing door toetsingscommissie VVBA –> 3 maanden
Toelatingsadvies aan bestuur en aspirant-lid –> 1 week
Beroepsmogelijkheid –> 1 maand
Hoor en wederhoor –> 2 maanden
Definitief advies aan ledenvergadering –> 1 week
Criteria bij de beoordeling per verrichting zijn:
- bij meer dan 2 majors of meer dan 4 minors volgt: afwijzing;
- bij 1 major of 4 minors volgt: verlenging aspirant lidmaatschap;
- bij minder dan 4 minors volgt: toelating als lid.
De beoordeling of een afwijking als minor of major moet worden gezien geschiedt door de toetsingscommissie, waarbij de context van de situatie een rol kan spelen. Van een major kan bijvoorbeeld sprake zijn bij een mogelijk significante onderschrijding van het wettelijk niveau of een ruimschoots onvoldoende motivering voor het afwijken van een VVBA-richtlijn.
- Het aspirant-lid kan tegen het advies in beroep gaan bij het bestuur. Hiertoe dient hij binnen drie weken een schriftelijk verzoek in te dienen bij het bestuur. De toetsingscommissie, uitgebreid met ten minste 2 leden van het bestuur (grote toetsingscommissie), zal het betreffende aspirant-lid binnen 10 weken oproepen voor een hoorzitting. Indien daartoe gegronde redenen zijn zal het advies worden aangepast. Binnen 12 weken zal de uitspraak van de grote toetsingscommissie worden voorgelegd aan bestuur en ALV.
- Een aspirant-lid mag twee maal de toets procedure doorlopen. Indien dit niet leidt tot toelating volgt een wachttijd van twee volle kalenderjaren.
- De ALV besluit over toetreden van het aspirant-lid tot de vereniging.
Eisen aan in te dienen stukken
- De rapportage moet tekeningen bevatten met de brandtechnische voorzieningen (bij voorkeur op schaal, en anders moet minimaal afleidbaar zijn wat de afmetingen van het gebouw zijn);
- Het project/gebouw moet enige mate van complexiteit en omvang bezitten (denk aan meerdere gebruiks-functies);
- De rapportage bevat een integraal brandveiligheidsconcept en moet voldoende eigen inbreng bevatten: de toelatingscommissie moeten kunnen beoordelen of het aspirant-lid in staat is om zelf de noodzakelijke analyses uit te voeren en of hij/zij daarbij regelgeving/toetsingskader correct interpreteert (bijvoorbeeld een brandscanrapportage waarbij wordt getoetst aan het vergunde niveau is daardoor minder geschikt);
- Het toetsingskader moet duidelijk zijn omschreven (bijvoorbeeld ook versienummer van gehanteerde normen);
- Het moet duidelijk zijn wat er getoetst is en wat het resultaat is van de toetsing;
- De aangeleverde rapporten moeten ten minste de volgende berekeningen bevatten:
- brandoverslag
- opvang-/doorstroomcapaciteit vluchtroutes.
- Van dergelijke ‘standaard’ berekeningen moet de input van de berekeningen herleidbaar zijn;
- Bij voorkeur bevat de rapportage een gelijkwaardige oplossing*.
- Eventuele gelijkwaardigheden moeten zijn onderbouwd (alleen een opmerking dat het bevoegd gezag akkoord is, is niet voldoende). Het aspirant-lid moet daar een substantiële bijdrage aan hebben geleverd;
- De gehanteerde uitgangspunten moeten duidelijk in de rapportage zijn vermeld.
- Projecten mogen geanonimiseerd aangeleverd worden mits dit geen belemmering vormt voor een inhoudelijke beoordeling.
* Gelijkwaardigheid is een integraal onderdeel van het adviseren in relatie tot regelgeving. Bij het adviseren over brandveiligheid kom je regelmatig gebouwen tegen die een gelijkwaardigheidsbenadering /-beoordeling vragen. Juist bij de behandeling van een gelijkwaardigheid wordt duidelijk welke vakbekwaamheid een organisatie bezit.
2. Financiën
2.1. Contributieregeling
Aanpassing van de contributie en andere deelnemingskosten kan jaarlijks plaatsvinden door goedkeuring door de ALV van een voorstel van het bestuur.
2.2. Financiële bevoegdheden bestuur
Overeenkomstig artikel 11 paragraaf 4 sectie (i) van de statuten behoeft het bestuur goedkeuring van de ALV voor besluiten tot het aangaan van rechtshandelingen en het doen van uitgaven waarmee meer dan € 5.000,- per handeling is gemoeid.
3. Regeling naam- en logogebruik
- Alle officiële schriftelijke stukken van de vereniging worden voorzien van naam en logo.
- Leden van de VVBA zijn gerechtigd het lidmaatschap kenbaar te maken door:
- Gebruik van het logo in een technisch document, onder de voorwaarde dat het gehele document gebaseerd is op de richtlijnen van de VVBA;
- Gebruik van de naam VVBA, exclusief het logo, in niet technische stukken.
- Onderwerpen die binnen de vereniging nog niet tot een officieel verenigingsstandpunt hebben geleid (zoals bijvoorbeeld vastgelegd in een richtlijn) dienen te allen tijde voor derden duidelijk zijn te onder-scheiden van verenigingsstandpunten.
- Aspirant leden van de VVBA zijn niet gerechtigd lidmaatschap te suggereren en mogen het logo niet voeren.
- Geschorste leden van de VVBA zijn tijdens de schorsing niet gerechtigd hun lidmaatschap kenbaar te maken en mogen het logo niet voeren.
- Ten aanzien van niet brandtechnische zaken kan uitsluitend het bestuur of de door haar gemachtigde persoon namens de vereniging spreken.
4. Regeling technische richtlijnen VVBA
4.1. Algemeen
- Brandtechnische standpunten, gedragen door meer dan één lid, kunnen worden vastgelegd in richtlijnen voor gebruik door andere leden en aspirant leden.
- Alle richtlijnen vallen onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur.
- Bij alle richtlijnen wordt de achtergrond van gemaakte keuzes vastgelegd voor zover die niet tot algemeen bekende (brandveiligheids)kennis behoort. De achtergronddocumenten dienen de gekozen standpunten zo veel mogelijk op een wetenschappelijke basis te motiveren, of aan te geven dat er geen motief voor bepaalde keuzes is. Achtergronddocumenten zijn niet vrij toegankelijk voor aspirant leden en derden.
- Afwijken van verenigingsstandpunten is voor leden niet toegestaan zonder zeer gegronde redenen (zie klachtenprocedure).
- Richtlijnen worden na goedkeuring door de ALV met datum en versienummer opgenomen in het register VVBA-richtlijnen. Indien richtlijnen vervallen worden deze na goedkeuring van vervallen door de ALV uit het register VVBA-richtlijnen verwijderd.
4.2. Initiatieven voor nieuwe richtlijnen
- Ieder lid mag een richtlijn opstellen of een onderwerp voor een richtlijn aandragen.
- Richtlijnen kunnen ook worden opgesteld op verzoek van het bestuur.
- Het bestuur zal actief uitdragen dat ook derden (bijv. de brandweer) om richtlijnen mogen vragen ten be-hoeve van eenduidige advisering door verschillende bureaus.
- Indien de wetenschappelijke kennis onvoldoende is om te voorzien in de behoefte aan nieuwe richtlijnen, zal het bestuur dit actief uitdragen naar mogelijke financiers van onderzoek.
- Leden zijn moreel verplicht voor frequente activiteiten te streven naar eenduidigheid tussen de vereni-gingsleden en dus naar het opstellen van richtlijnen.
4.3. Opstellen of wijzigingen richtlijn
- Het bestuur dient bij het opstellen of voorstellen van wijzigingen van richtlijnen, ten minste twee leden per richtlijn te betrekken.
- Het bestuur kan een technische commissie aanstellen die de opstellers en het bestuur adviseert over de desbetreffende richtlijn.
4.4. Definitief maken, wijzigen en intrekken richtlijn
- Het bestuur informeert de leden over het beleid m.b.t. de richtlijnen zoals het onderwerp, de betrokkenen, het verwachte tijdpad tot definitief worden c.q. wijzigingen.
- De ALV controleert dit beleid.
- Leden kunnen het bestuur gemotiveerd verzoeken om bij een richtlijn in ontwikkeling te worden betrok-ken. Het bestuur kan leden gemotiveerd verzoeken om een bijdrage te leveren aan een richtlijn die wordt ontwikkeld.
- Uitsluitend de ALV kan een richtlijn definitief maken, wijzigen of intrekken. Hiervoor is een meerderheid vereist.
5. Regeling klachtenafhandeling
5.1. Algemeen
Het kan altijd zo zijn dat iemand van mening is dat een bij de VVBA aangesloten rechtspersoon afwijkt van een richtlijn of anderszins in strijd met de VVBA-beginselen handelt. In een dergelijk geval kan een klacht worden ingediend bij het bestuur van de VVBA. De klacht zal vervolgens door de klachtencommissie in behandeling worden genomen. Als eerste zal de klachtencommissie beoordelen of de klacht gegrond is. Het lid wordt van de klacht op de hoogte gesteld, bij zowel gegronde als ongegronde klachten. De klachtencommissie rapporteert haar bevindingen aan het bestuur van de VVBA en doet indien de klacht gegrond is een voorstel voor de sanc-tie. Het bestuur kan vervolgens de definitieve sanctie bepalen.
Bij het ontzetten of schorsen van een lid als sanctie is hierbij goedkeuring van de ALV vereist. Voor alle sancties geldt dat deze ter informatie aan de ALV moeten worden medegedeeld, waarna door de ALV beroep tegen een sanctie kan worden aangetekend. Dit beroep moet door een speciaal hiertoe in te stellen commissie worden beoordeeld.
5.2. Indiening klacht
Een klacht kan door leden en direct betrokkenen worden ingediend. Een klacht moet schriftelijk worden inge-diend bij het secretariaat van de VVBA. Om een klacht ontvankelijk te kunnen verklaren zullen de volgende zaken bij de klacht meegeleverd worden:
- duidelijke omschrijving van de klacht;
- naam en organisatie van de klager;
- naam van het lid waartegen de klacht wordt ingediend;
- voldoende projectgegevens om de klacht inhoudelijk te kunnen beoordelen.
Voorts moet de klacht betrekking hebben op een schriftelijk advies van een lid. Als naar het oordeel van de klachtencommissie onvoldoende gegevens bekend zijn moeten deze binnen vier weken na verzoek hierom door de indiener van de klacht worden aangeleverd.
5.3. Samenstelling klachtencommissie
Een klachtencommissie wordt samengesteld op het moment dat er een klacht wordt ingediend. De klachten-commissie bestaat uit tenminste drie leden. De commissieleden moeten elk zijn gemachtigd namens de directie van het commissielid. De ALV draagt commissieleden voor, het bestuur benoemt hieruit de leden van de com-missie. Als een klacht de organisatie betreft van een der commissieleden van de klachtencommissie, dan treedt het betreffende lid gedurende de behandeling van de klacht terug uit de commissie. Desgewenst kan een der bestuursleden als vervanger optreden. De ALV en bestuur streven in dat geval naar deelname van externe des-kundige(n) in de klachtencommissie.
5.4. Behandeling klacht door klachtencommissie
De klachtencommissie beoordeelt de klacht technisch en inhoudelijk. Een klacht is gegrond als:
- een afwijking ten opzichte van een richtlijn wordt geconstateerd, of
- het advies van het betreffende lid in strijd is met de wet, of
- de brandveiligheid in het geding is.
Na de beoordeling omtrent het al dan niet gegrond zijn van de klacht wordt deze, tezamen met genoemde be-oordeling gemeld aan het betrokken lid. Bij een gebleken afwijken van een richtlijn wordt onderzocht of hier-voor een goede grond aanwezig is. Dit moet blijken uit de verstrekte rapportage, zo niet zal contact worden gezocht met de opsteller(s) hiervan. Als sprake is van een goede grond en overigens een technisch correcte uitwerking wordt de klacht (beargumenteerd) afgewezen.
Als de klacht gegrond wordt verklaard wordt door de klachtencommissie een sanctie vastgesteld. Deze zal naar redelijkheid worden vastgesteld, rekening houdend met mogelijke precedenten. Bij een klacht waarbij de brandveiligheid naar het oordeel van de klachtencommissie daadwerkelijk in het geding is kunnen schorsing of ontzetting als lid worden voorgesteld. Ook bij herhaalde klachten betreffende hetzelfde lid zal een dergelijke zware sanctie (schorsing of in extreme gevallen ontzetting) worden voorgesteld.
N.B. Het niveau van de sanctie zal met name in de aanvangsperiode naar verwachting relatief laag zijn. Naarmate meer ervaring wordt opgedaan ontstaat een vorm van jurisprudentie en zal meer inzicht worden verkregen in het op te leggen niveau van sanctionele maatregelen.
5.5. Besluit
De bevindingen van de klachtencommissie worden aan het bestuur, het betreffende lid en de indiener van de klacht kenbaar gemaakt. Het bestuur beslist vervolgens omtrent de daadwerkelijk op te leggen maatregel. Bij zware sancties is goedkeuring van de ALV vereist. In alle gevallen zal de klacht alsmede de beslissing op de ALV kenbaar worden gemaakt. De ALV kan dan desgewenst beroep aantekenen.
N.B. De procedure hiervoor moet nog worden vastgesteld. Vooralsnog zal het bestuur per geval vaststellen hoe het beroep afgehandeld wordt.
6. Regeling Schorsing en/of ontzetting
6.1. Schorsing
Schorsing van een lid kan plaatsvinden als de klachtencommissie van mening is dat een lid herhaaldelijk advie-zen uitbrengt die niet in overeenstemming zijn met het gestelde in de richtlijnen of handelend in strijd met het huishoudelijk reglement en of statuten van de vereniging.
Schorsing kan door het bestuur worden opgelegd. Het bestuur zal dit kenbaar maken op de eerstvolgende ALV. Op deze ALV kan beroep tegen het besluit worden aangetekend.
De schorsing wordt opgeheven zodra de grond hiervoor is vervallen, zulks naar het oordeel van het bestuur. Hiervoor kan door het bestuur een beoordeling van uitgebrachte adviezen door een onafhankelijke derde (zie ook 6.3) worden opgedragen.
6.2. Ontzetting
Ontzetting als lid is de zwaarste vorm van strafoplegging. Deze vorm is slechts mogelijk als een lid meerdere adviezen uitbrengt die naar het oordeel van de klachtencommissie, het bestuur en de ALV niet in overeen-stemming zijn met de richtlijnen en een ernstige inbreuk maken op het brandveiligheidsniveau. Ontzetting kan eveneens plaatsvinden indien het lid handelt in strijd met het huishoudelijk reglement en/of de statuten van de vereniging.
Na ontzetting kan men zich opnieuw aanmelden als lid. Na een periode van een jaar kan het lidmaatschap geëf-fectueerd worden, indien in die periode geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Ten behoeve van de beoordeling hiervan kunnen door het geschorste lid in de periode als aspirant-lid uitgebrachte adviezen op verzoek van het bestuur worden beoordeeld door een onafhankelijke derde, zie ook 6.3.
6.3. Arbiter
Als arbiter treedt op een onafhankelijke derde, te kiezen door het bestuur. Indien het geschorste lid goed ge-motiveerde redenen heeft om de keuze van de arbiter in twijfel te trekken, zulks ter beoordeling door het bestuur en de klachtencommissie tezamen, zal eenmalig door het bestuur een andere arbiter worden gekozen.
7. Regeling commissies
- Commissies bestaan minimaal uit 2 commissieleden.
- In een commissie kan per rechtspersoon maximaal één vertegenwoordiger of contactpersoon zitting hebben.
- Indien een contactpersoon van een rechtspersoon zitting heeft in een commissie zullen de commissiestukken tevens aan de vertegenwoordiger van de betreffende rechtspersoon worden verzonden.
- De ALV kan commissieleden, onder opgaaf van redenen, te allen tijde schorsen of ontslaan. Hiervoor is ten minste een meerderheid van uitgebrachte stemmen noodzakelijk.
- De benoemingstermijn van commissieleden bedraagt 4 jaar.
- Commissieleden kunnen worden herbenoemd.
- Commissies adviseren het verenigingsbestuur.
- In commissies kunnen externe deskundigen worden benoemd.
- Alle aan commissies beschikbaar gestelde stukken zullen vertrouwelijk worden behandeld.
Versiebeheer
versie – datum – omschrijving / toelichting
1.4 – 6 mei 2019 – Aangepaste versie zoals gepubliceerd bij lancering nieuwe website VVBA
1.5 – 14 juni 2023 – Door bestuur aangepaste versie ter bespreking op de ALV 2023
1.6 – 23 juni 2023 – Definitief. Aangepast op opmerkingen ALV 2023.
– Einde huishoudelijk regelement –